1 Verantwortliche und Inhalt dieser Datenschutzerklärung

Petra Rihar und Isabelle Thouvenin sind die Betreiberinnen der Website www.rihar-thouvenin.ch („Website„) sowie Ihre Vertragspartnerinnen bei Mandatsverhältnissen. Soweit dies nicht anders angegeben wird, sind wir verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Datenbearbeitungen.

Damit Sie wissen, welche Personendaten wir von Ihnen erheben und für welche Zwecke wir sie verwenden, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zur Kenntnis. Wir orientieren uns beim Datenschutz vorwiegend an den gesetzlichen Vorgaben des Schweizer Datenschutzrechts, insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz („DSG„), sowie der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO„), deren Vorschriften in Einzelfällen anwendbar sein können.

2 Ansprechpartner für Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Ansprechpartner für Datenschutz, indem Sie eine E-Mail an folgende Adresse senden: rihar@rihar-thouvenin oder thouvenin@rihar-thouvenin. 

Alternativ können Sie auch folgende Anschrift nutzen: 

RIHAR & THOUVENIN DISPUTE RESOLUTION
Dufourstrasse 22
8008 Zürich
Schweiz

3 Beim Besuch unserer Website (Logfile-Daten)

Beim Besuch unserer Website speichern die Server unseres Hosting-Providers jeden Zugriff in einer Protokolldatei (sog. Logfile) für einen Zeitraum von maximal 12 Monaten. Folgende Daten werden dabei erfasst und bis zur automatisierten Löschung von uns gespeichert:

• die IP-Adresse des anfragenden Rechners
• das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs
• der Name und die URL der abgerufenen Datei
• die Website, von der aus der Zugriff erfolgte, ggf. mit verwendetem Suchwort
• das Betriebssystem Ihres Endgeräts und der von Ihnen verwendete Browser (inkl. Typ, Version und Spracheinstellung)
• Gerätetyp im Falle von Zugriffen durch Mobiltelefone
• die Stadt oder Region, von wo der Zugriff erfolgte sowie
• der Name Ihres Internet-Access-Providers

Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt zum Zwecke, die Nutzung unserer Website zu ermöglichen, die Systemsicherheit und -stabilität dauerhaft zu gewährleisten sowie zur Fehler- und Performanceanalyse. Sie ermöglicht es uns zudem, unsere Website zu optimieren.

Im Falle eines Angriffes auf die Netzinfrastruktur der Website oder bei einem Verdacht auf eine andere unerlaubte oder missbräuchliche Website-Nutzung werden die IP-Adresse sowie die anderen Daten zur Aufklärung und Abwehr ausgewertet und gegebenenfalls im Rahmen eines Strafverfahrens zur Identifikation und zum zivil- und strafrechtlichen Vorgehen gegen die betreffenden Nutzer verwendet.

In den vorangehend beschriebenen Zwecken besteht unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4 Nutzung einer unserer Kontaktaufnahmemöglichkeiten

Wenn Sie sich mit uns über unsere Kontaktadressen und -kanäle (z.B. per E-Mail oder Telefon) in Verbindung setzen, werden Ihre Personendaten bearbeitet. Bearbeitet werden die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, z.B. der Name Ihres Unternehmens, Ihr Name, Ihre Funktion, Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und Ihr Anliegen.

Wir bearbeiten diese Daten ausschliesslich, um Ihre Anfrage bestmöglich zu beantworten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der bestmöglichen Beantwortung Ihrer Anfrage oder, wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Abwicklung eines Mandatsverhältnisses gerichtet ist, die Durchführung eines Vertrags im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5 Immaterialgüterrechte

Alle Immaterialgüterrechte an unseren Webseiten stehen in unserem Eigentum oder wir haben sie lizenziert, so die Urheberrechte am Inhalt wie Texten (es sei denn ausdrücklich anders vermerkt) und Bildern oder die eingebetteten Softwares, unsere Markenrechte und die Rechte an unserem Logo.

Sie dürfen die auf unseren Webseiten enthaltene Information herunterladen und ausdrucken; Sie dürfen die Information aber nicht ändern oder teilweise löschen. Als Quelle der Information müssen Sie unsere Webseiten angeben. Wenn Sie die Information an Dritte weitergeben, müssen Sie diesen Dritten diese Nutzungsbedingungen überbinden.

6 Bewerbungen

Sie haben die Möglichkeit, sich bei uns spontan oder auf einen spezifischen Stellenausschrieb über eine entsprechende E-Mail-Adresse zu bewerben. Wir bearbeiten folgende Daten:

• Name
• Vorname
• E-Mail-Adresse
• Motivationsschreiben
• Lebenslauf (CV)
• Zeugnisses und Diplome

Diese und weitere von Ihnen freiwillig angegebene Daten verwenden wir, um Ihre Bewerbung zu prüfen und den Bewerbungsprozess durchzuführen. Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Bewerbenden werden nach Ablauf des Bewerbungsprozesses gelöscht, sofern Sie nicht explizit einer längeren Aufbewahrungsdauer zustimmen oder wir nicht gesetzlich zur längeren Aufbewahrung verpflichtet sind. Rechtsgrundlage für die Prüfung Ihrer Bewerbung und der Abwicklung des Bewerbungsprozesses ist die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7 Bearbeitungen im Rahmen einer Mandatsbeziehung

Wir bearbeiten Personendaten im Rahmen Ihrer Mandatsbeziehung mit uns. Wir bearbeiten dabei u.a. folgende Daten:

• Ihre Kontaktinformationen (bspw. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Informationen über das Unternehmen, für welches Sie uns kontaktieren, sowie Ihre Funktion im Unternehmen
• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen
• Identifikations- und Hintergrundinformationen, welche Sie uns zur Verfügung stellen
• Informationen, welche Sie uns zur Bearbeitung Ihres Falles zur Verfügung stellen
• Weitere Informationen, welche Sie uns zur Verfügung stellen.

Wir bearbeiten diese Daten im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistung, um mit Ihnen zu interagieren, Ihren Fall bestmöglich für Sie zu bearbeiten, mit Ihnen zu kommunizieren, die erbrachten Leistungen abzurechnen sowie zur Administration der Mandatsbeziehung zu Ihnen. Bei der Mandatseröffnung und der Dienstleistungserbringung können wir zudem Daten über Sie von anderen Quellen beziehen beispielsweise, indem wir öffentlich zugängliche Quellen konsultieren, um Ihre Angaben zu aktualisieren. Ferner bearbeiten wir die Daten bei der Mandatseröffnung, um Geldwäscherei-, Konflikt- und Reputationsprüfungen durchzuführen.

Für die vorgenannten Bearbeitungen nutzen wir Microsoft 365 und verschiedene darin enthaltene Applikationen (bspw. Word, PowerPoint, Excel, Outlook Teams, OneDrive und SharePoint) der Microsoft Corporation („Microsoft„). Falls wir Ihnen einen direkten Zugang zu Microsoft 365 gewähren sollten, werden zusätzlich folgende Daten von Ihnen bearbeitet:

• IP-Adresse, mit der der Zugriff erfolgt
• Zugangsdaten (bspw. Benutzername, Daten im Rahmen der sog. Multifaktor-Authentifizierung)
• Stammdaten (bspw. Name, Vorname, Kontaktdaten, Profilbilder)
• Metadaten der Nutzung (bspw. Zeitpunkt des Zugriffs, Datum, Art des Zugriffs, Angabe zu den Daten/Dateien/Dokumenten, auf die zugegriffen wurde und sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung)

Gemäss Microsoft werden die Daten in diesem Fall primär auf Servern in der Schweiz gespeichert. Für diese Datenbearbeitungen haben wir mit Microsoft einen Auftragsbearbeitungsvertrag abgeschlossen, technische und organisatorische Massnahmen, die dem aktuell geltenden Stand der Technik der IT-Sicherheit entsprechen, implementiert sowie die Standardvertragsklauseln (mit weiteren Massnahmen) mit Microsoft vereinbart. Microsoft verpflichtet sich gegenüber uns, sich an das Berufsgeheimnis zu halten und dieses zu wahren.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft 365 bearbeitet Microsoft auch gewisse Daten als eigenständige Verantwortliche. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenbearbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. Weitere Informationen zu den Datenbearbeitungen durch Microsoft finden Sie in deren Datenschutzerklärung.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Personendaten für die vorgenannten Zwecke liegt in der Durchführung vorvertraglicher Massnahmen und der Erfüllung eines Vertrages im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, in der Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie in unserem berechtigten Interesse an der zielgerichteten und effizienten Betreuung des Mandats im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8 Bearbeitung bei der Durchführung von Videokonferenzen

Um Telefon-/Videokonferenzen, Online-Meetings und Webinare („Teams-Meeting„) durchzuführen, verwenden wir Microsoft Teams von Microsoft. Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Daten bearbeitet. Im Rahmen eines Teams-Meetings können folgende Daten bearbeitet werden:

• Angaben zum Benutzer (bspw. Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild, bevorzugte Sprache)
• Metadaten des Teams-Meetings (bspw. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort, Text-, Audio- und Videodaten)
• Authentifizierungsdaten, Logfiles und Protokolldaten
• Inhalte des Teams-Meetings sowie Daten bei der Nutzung der Chatfunktion
• Angaben zu eingehenden und ausgehenden Rufnummern, Ländername, Start- und Endzeit, sofern Sie sich per Telefon in das Teams-Meeting einwählen

Falls wir Teams-Meetings aufzeichnen, werden wir Sie vorab darüber informieren und – soweit erforderlich – um Ihre Zustimmung bitten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Personendaten sind die Durchführung von vorvertraglichen Massnahmen und die Erfüllung eines Vertrages im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Teams-Meetings im Rahmen der Mandatsbeziehung erfolgen. Ausserhalb der Mandatsbeziehung besteht die Rechtsgrundlage in unserem berechtigten Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Ihre Anfrage bestmöglich zu beantworten.

9 Zentrale Datenspeicherung und Marketing

9.1 Zentrale Datenspeicherung

Sofern eine eindeutige Zuordnung zu Ihrer Person möglich ist, werden wir die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Daten, d.h. insb. Ihre Personalien, Ihre Kontaktaufnahmen und die Daten zum Mandat in einer zentralen Datenbank speichern und verknüpfen. Dies dient der effizienten Verwaltung von Mandantendaten, erlaubt uns, Ihre Anliegen adäquat zu beantworten, und ermöglicht die effiziente Erbringung der von Ihnen gewünschten Leistungen. Rechtsgrundlage dieser Bearbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der effizienten Verwaltung von Daten. Die Rechtsgrundlage für diese Bearbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO an der Nutzung der Dienste von Drittanbietern.

9.2 Newsletter

Wenn Sie sich für unseren E-Mail-Newsletter registriert haben, erheben wir folgende Daten, wobei Pflichtangaben entsprechend gekennzeichnet (z.B. mit einem Sternchen):

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Nachname

Mit der Registrierung willigen Sie in die Bearbeitung dieser Daten ein, um von uns Nachrichten über unsere Angebote sowie verwandte Produkte und Dienstleistungen zu erhalten. Wir verwenden Ihre Daten für den E-Mail-Versand so lange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Ein Widerruf ist jederzeit möglich.

10 Google Maps

Wir setzen auf unserer Website Google Maps API (Application Programming Interface, „Google Maps„) von Google Ireland Limited (Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland) bzw. Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) („Google„), zur visuellen Darstellung von geographischen Informationen (Lagepläne) ein. Durch die Nutzung von Google Maps werden Informationen über die Nutzung unserer Website einschliesslich Ihrer IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Die Einbindung von Google Maps ermöglicht es uns, unseren Standort zu visualisieren. Diese Möglichkeit bildet unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Es besteht die Möglichkeit, den Service von Google Maps zu deaktivieren und den Datentransfer an Google zu verhindern, wenn Sie in Ihrem Browser das JavaScript deaktivieren. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall die Kartenanzeige nicht nutzen können.

Mehr Informationen über die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung Ihrer Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google, und den zusätzlichen Nutzungsbedingungen für Google Maps bzw. Google Earth.

11 Social Media

Auf unserer Website finden Sie den Link zu unserer Präsenz auf LinkedIn, der Linkedin Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Wenn Sie auf das LinkedIn Icon klicken, werden Sie automatisch zu unseren Profilen auf LinkedIn weitergeleitet. Dabei wird eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Server von LinkedIn hergestellt. Dadurch erhält LinkedIn die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Website besucht und den Link angeklickt haben.

Wenn Sie auf das LinkedIn Icon klicken, während Sie in Ihrem Benutzerkonto bei LinkedIn eingeloggt sind, kann der Inhalt unserer Website mit Ihrem Profil verknüpft werden, so dass LinkedIn Ihren Besuch auf unserer Website direkt Ihrem Konto zuordnen kann. Wenn Sie dies verhindern wollen, sollten Sie sich ausloggen, bevor Sie das Icon anklicken. Eine Verbindung zwischen Ihrem Zugriff auf unsere Website und Ihrem Benutzerkonto findet in jedem Fall statt, wenn Sie sich nach dem Anklicken des Icons bei LinkedIn anmelden. Für die damit verbundene Datenbearbeitung ist LinkedIn datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Bitte beachten Sie daher die Informationen auf der Website von LinkedIn.

Rechtsgrundlage für eine gegebenenfalls uns zugerechnete Bearbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Nutzung und Bewerbung von unserer Social Media Präsenz.

12 Weitergabe der Daten an Dritte

Ohne die Unterstützung anderer Unternehmen könnten wir unsere Leistungen nicht in der gewünschten Form und effizient erbringen. Damit wir die Dienstleistungen dieser anderen Unternehmen nutzen können, ist in einem gewissen Umfang auch eine Weitergabe Ihrer Personendaten erforderlich. Eine solche Weitergabe erfolgt namentlich, soweit dies zur Durchführung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist. Bei diesen Weitergaben ist die Durchführung des Vertrags im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Eine Weitergabe erfolgt ferner an ausgewählte Dienstleister und nur in dem Umfang, der für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Verschiedene Drittdienstleister sind in dieser Datenschutzerklärung bereits explizit erwähnt. Es handelt sich im Übrigen z.B. um IT- Dienstleister (wie z.B. Anbieter von Softwarelösungen) oder Werbeagenturen. Für diese Datenweitergabe bildet unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO am Bezug von Drittdienstleistungen die Rechtsgrundlage.

Darüber hinaus kann eine Weitergabe Ihrer Daten, insbesondere an Gerichte, Gegenparteien, Behörden oder Korrespondenzanwälte erfolgen, wenn dies zur Durchführung des Mandatsverhältnisses notwendig ist, wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Verhältnis zu Ihnen, notwendig ist. Daten können auch dann weitergegeben werden, wenn ein anderes Unternehmen beabsichtigt, unsere Kanzlei oder Teile davon zu erwerben, und eine solche Weitergabe zur Durchführung einer Due Diligence-Prüfung oder für den Vollzug der Transaktion erforderlich ist. Für diese Datenweitergabe bildet unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Wahrung unserer Rechte und Einhaltung unserer Pflichten die Rechtsgrundlage.

13 Übermittlung Personendaten ins Ausland

Wir sind berechtigt, Ihre Personendaten an Dritte im Ausland zu übertragen, sofern dies zur Durchführung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Datenbearbeitungen erforderlich ist. Dabei werden die gesetzlichen Vorschriften zur Bekanntgabe von Personendaten an Dritte selbstverständlich eingehalten. Sofern das betreffende Land über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, gewährleisten wir durch vertragliche Regelungen, dass Ihre Daten bei diesen Unternehmen angemessenen geschützt sind.

14 Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es erforderlich ist, um die in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Bearbeitungen im Rahmen unseres berechtigten Interesses durchzuführen. Bei Vertragsdaten wird die Speicherung durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorgeschrieben. Vorgaben, die uns zur Aufbewahrung von Daten verpflichten, ergeben sich aus den Bestimmungen zur Rechnungslegung und aus steuerrechtlichen Vorschriften. Gemäss diesen Vorschriften sind namentlich geschäftliche Kommunikation, geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Eine Löschung oder Anonymisierung der Daten erfolgt, sobald keine Aufbewahrungspflicht und kein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung mehr bestehen.

15 Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen, um Ihre bei uns gespeicherten Personendaten gegen Verlust und unrechtmässige Bearbeitungen, namentlich unbefugten Zugriff Dritter, zu schützen. Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind von uns zur Verschwiegenheit und zur Wahrung des Datenschutzes verpflichtet. Überdies wird diesen Personen der Zugriff auf die Personendaten nur so weit gewährt, wie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst. Jedoch bergen die Übermittlung von Informationen über das Internet und elektronische Kommunikationsmittel stets gewisse Sicherheitsrisiken und auch wir können für die Sicherheit von Informationen, die auf diese Weise übermittelt werden, keine Garantie übernehmen.

16 Ihre Rechte

Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie als von einer Datenbearbeitung betroffene Person die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, jederzeit unentgeltlich Einsicht in Ihre bei uns gespeicherten Personendaten zu verlangen, wenn wir diese bearbeiten. So haben Sie die Möglichkeit, zu prüfen, welche Personendaten wir über Sie bearbeiten, und dass wir diese gemäss geltenden Datenschutzbestimmungen verwenden.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen zu lassen und über die Berichtigung informiert zu werden. Wir informieren in diesem Fall die Empfänger der betroffenen Daten über die vorgenommenen Anpassungen, sofern dies nicht unmöglich oder mit unverhältnismässigem Aufwand verbunden ist.
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, dass Ihre Personendaten unter bestimmten Umständen gelöscht werden. Im Einzelfall, insbesondere bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, kann das Recht auf Löschung ausgeschlossen sein. In diesem Fall kann bei gegebenen Voraussetzungen an die Stelle der Löschung eine Sperrung der Daten treten.
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung: Sie haben das Recht, zu verlangen, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragung: Sie haben das Recht, von uns die Personendaten, welche Sie uns bereitgestellt haben, unentgeltlich in einem lesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht: Sie können Datenbearbeitungen jederzeit widersprechen.
• Widerrufsrecht: Sie haben grundsätzlich das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. In der Vergangenheit auf Ihre Einwilligung gestützte Bearbeitungstätigkeiten werden durch Ihren Widerruf allerdings nicht unrechtmässig.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde, z.B. gegen die Art und Weise der Bearbeitung Ihrer Personendaten, Beschwerde einzureichen.

Zur Ausübung dieser Rechte nutzen Sie bitte die Kontaktmöglichkeiten unter Ziffer 2.

Stand: September 2024